By Elif Demir 
İşe alım, işverenin bir insana dair en çok veriyi en kısa sürede topladığı süreçtir: özgeçmiş, diploma, adli sicil, sağlık beyanı, referans görüşmeleri, mülakat notları. Aday henüz çalışan olmadığı için bu verilerin önemli bölümü, iş sözleşmesine dayanmadan işlenir; hukuki zemin daha kaygan, hata payı daha yüksektir. Kurul kararlarına konu olmuş ihlallerin bir bölümü de tam bu evreden çıkar: reddedilen adayın yıllarca saklanan özgeçmişi, adayın haberi olmadan aranan eski işvereni, mülakat bilgisinin üçüncü kişiyle paylaşılması. Bu sayfa, ilandan işe başlatmaya kadar aday verisinin hukuka uygun yönetimini anlatıyor.
İlan ve Başvuru Aşaması: Gereken Kadarını İstemek
Veri minimizasyonu ilkesi daha başvuru formunda devreye girer. Pozisyonla ilgisi kurulamayan bilgilerin — medeni durum, din, kan grubu, aile bilgileri — form alanı olarak istenmesi, amaçla sınırlılık ilkesine aykırıdır. Şoför pozisyonu için ehliyet bilgisi gereklidir; muhasebe pozisyonu için adayın boyu değil. Form tasarlanırken her alan için “bu bilgi seçim kararını nasıl etkiliyor” sorusu sorulmalı, yanıtı olmayan alan formdan çıkarılmalıdır.
Başvuru kanalına aday aydınlatma metni eklenmesi bu aşamanın yükümlülüğüdür; kariyer sayfasındaki form, e-posta başvurusu veya istihdam platformu, hangisi kullanılıyorsa aday metne ulaşabilmelidir. Metnin nasıl kurulacağını çalışan aydınlatma metni hazırlama yazısında anlattık; aday metni, saklama süresi ve amaç yönünden çalışan metninden ayrı yazılır.
Özgeçmiş Havuzu: Bekletmenin Hukuku
İK birimlerinin alışkanlığı, gelen her özgeçmişi “ileride lazım olur” diye biriktirmektir; veri koruma hukuku bu alışkanlığı sınırlar. Reddedilen adayın verisi, işleme amacı sona erdiği için kural olarak imha edilmelidir. Gelecek pozisyonlar için saklamak isteniyorsa bunun yolu, adaydan bu amaçla onay almak ve makul bir süre tanımlamaktır; uygulamada bir yıla kadar saklama, adayın bilgisi dahilinde olmak şartıyla yaygın kabul görür. Süre dolduğunda özgeçmiş, saklama ve imha düzeninin parçası olarak ortadan kaldırılır; düzenin kuruluşu kişisel veri saklama ve imha politikası yazısında.
Referans Kontrolü: En Riskli Basamak
Referans araması, doğası gereği üçüncü kişiden aday hakkında veri toplamaktır ve adayın bilgisi dışında yapıldığında açık bir ihlale dönüşür. Kurul kararlarına yansıyan örnek çarpıcıdır: iş görüşmesi yapan şirketin, adayın hâlihazırdaki işverenini arayıp görüşme içeriğini paylaşması, adayın hem verisini hem iş ilişkisini zedeleyen bir ihlal olarak değerlendirilmiştir.
Hukuka uygun referans süreci üç koşula dayanır: adayın referans olarak bizzat bildirdiği kişilerle sınırlı kalmak, aramanın yapılacağını adaya önceden bildirmek ve görüşmeyi pozisyonla ilgili sorularla sınırlamak. Adayın bildirmediği eski işverenleri aramak, “sektör küçük, tanıdık çıktı” sohbetleriyle bilgi toplamak, sosyal çevresinden soruşturma yapmak; bunların tamamı rıza dışı veri toplamadır. Adayın listelediği referansın kendisi de kişisel veri sahibidir; adayın, referans verdiği kişinin onayını alması beklenir ve form tasarımında bunu hatırlatan bir ibare yerinde olur.
Mülakat Notları ve Değerlendirme Kayıtları
Mülakatta tutulan notlar, puanlama formları ve kişilik envanteri sonuçları aday hakkında işlenen veridir; aday, erişim hakkını bu kayıtlar için de kullanabilir. Bu yüzden mülakat notunun disiplini önemlidir: değerlendirme, pozisyon gerekleriyle ilişkili gözlemlere dayanmalı; adayın özel hayatına, görünüşüne veya dünya görüşüne dair yorumlar nota girmemelidir. Görüntülü mülakat kaydediliyorsa, kaydın yapıldığı ve ne kadar saklanacağı görüşme başında açıkça söylenmelidir.
Sağlık Bilgisi ve Özel Nitelikli Veri Tuzakları
Adaydan sağlık raporu istemek, işin niteliği gerektiriyorsa ve işe başlatma aşamasında meşrudur; başvuru formunda genel sağlık sorgusu yapmak ise ölçüsüzdür. Sağlık verisi, biyometrik veri ve adli sicil gibi özel nitelikli veriler, ancak dar şartlarda işlenebilir — biyometrik verinin iş yerindeki güncel sınırlarını biyometrik mesai takibi ve iş yeri kamerası yazısında anlattık; adli sicil belgesi de ancak pozisyonun yasal gereği veya işin niteliğiyle doğrulanabilir bir bağ varsa istenmelidir. Her adaydan rutin adli sicil toplamak, hem ölçülülük hem ayrımcılık riski taşır.
İşe Alınan ve Alınmayan: İki Ayrı Veri Yolu
Süreç sonunda veri iki yola ayrılır. İşe alınan adayın bilgileri özlük dosyasına evrilir, hukuki dayanak sözleşmeye döner ve çalışan aydınlatma metni devreye girer. Alınmayan adayın verisi ise ya imha edilir ya onaylı havuz süresine bağlanır. Bu ayrımın yapılmadığı, herkesin tek klasörde biriktiği düzen, birkaç yıl içinde yönetilemez bir veri yığını üretir. İşe başlayanların verilerinin ileride nasıl kapanacağı da bugünden ilgilidir; o ucu işten ayrılan çalışanın kişisel verileri yazısında ele aldık.
Sıkça Sorulan Sorular
Adayın sosyal medya profillerine bakmak hukuka aykırı mı?
Herkese açık profile göz atmak ile profilleri sistematik taramaya dönüştürüp karar dosyasına işlemek farklı ağırlıktadır. İkincisi, adayın öngöremeyeceği bir veri işleme faaliyetidir; yapılacaksa aydınlatma metninde belirtilmesi gerekir.
İstihdam platformundan gelen özgeçmişler için de yükümlülük bizde mi?
Platform kendi üyelik ilişkisi için, işveren ise başvuruyu aldıktan sonraki işleme için ayrı ayrı sorumludur. Platformdan gelen veri de işverenin aday aydınlatması ve saklama düzenine tabidir.
Mülakatta alınan notları aday görmek isterse vermek zorunda mıyız?
Aday, kanundaki erişim hakkı kapsamında kendisiyle ilgili işlenen verileri öğrenme hakkına sahiptir. Bu, notların özensiz tutulmaması için de pratik bir gerekçedir.
Eski çalışanımız başka şirkete başvurmuş; bilgi isteyen İK’ya ne söyleyebiliriz?
Eski çalışan hakkında bilgi paylaşımı da veri aktarımıdır; ilgili kişinin bilgisi ve onayı olmadan yapılan paylaşım risklidir. Çalışma belgesi gibi yasal belgelerle sınırlı kalmak güvenli yoldur.
Bu içerik bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; hukuki danışmanlık yerine geçmez. Uygulamaya geçmeden önce güncel mevzuat metinlerini Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun resmî kanallarından doğrulamanız ve gerektiğinde uzman desteği almanız önerilir.